Le ou la coordonnateur(trice) contribue au bon déroulement des activités de location et des opérations quotidiennes du portefeuille immobilier.
Agissant à titre de lien opérationnel entre les locataires éventuels, les locataires en place, les courtiers, les fournisseurs et les parties prenantes internes, cette personne contribue à assurer la coordination efficace des activités de location, des services aux locataires et des opérations quotidiennes des immeubles, tout en offrant une expérience client exceptionnelle.
Responsabilités clés
Location
- Soutenir l’équipe de location dans la coordination quotidienne des activités du portefeuille commercial, en veillant à offrir une expérience fluide aux locataires potentiels et aux courtiers.
- Coordonner les communications, les visites d’immeubles, les rencontres et les activités de suivi avec les locataires potentiels, les courtiers et les parties prenantes internes tout au long du processus de location.
- Préparer, coordonner et mettre à jour le matériel de location et de marketing, notamment les trousses de location, les présentations, les brochures, les dépliants, les plans de site, les plans d’étage, les listes de disponibilités et les inscriptions immobilières, en veillant à l’exactitude et à l’actualité des renseignements diffusés sur l’ensemble des canaux de communication.
- Tenir à jour les dossiers de location, les rapports de disponibilités et les autres outils de suivi afin de soutenir les activités de location et les activités de reddition de comptes liées au portefeuille.
- Participer aux initiatives du service et aux projets spéciaux visant à soutenir les objectifs de location et à améliorer l’efficacité opérationnelle.
Opérations immobilières et coordination des locataires
- Appuyer le gestionnaire immobilier commercial dans la gestion quotidienne du portefeuille, notamment en assurant le suivi des demandes des locataires et en favorisant une expérience client de grande qualité.
- Coordonner l’accueil des nouveaux locataires, les emménagements, les déménagements, les accès aux immeubles et les communications avec les locataires, tout en assurant l’exactitude des dossiers immobiliers et des dossiers locataires.
- Coordonner les demandes d’entretien et les requêtes opérationnelles en collaboration avec les entrepreneurs, les fournisseurs et les équipes internes, y compris la planification des services, l’obtention de soumissions et le suivi des bons de travail.
- Soutenir l’administration quotidienne du portefeuille immobilier, notamment le traitement des factures, des bons de commande, des contrats de service et de la documentation opérationnelle.
- Participer à des projets spéciaux et à des initiatives d’amélioration continue visant à accroître l’efficacité opérationnelle et la qualité de la prestation de services.
Profil recherché
- 3 à 5 ans d’expérience en immobilier commercial, en administration immobilière ou en coordination de la location ou dans un rôle connexe.
- Excellentes aptitudes organisationnelles et bonne capacité à gérer simultanément plusieurs dossiers dans un environnement dynamique.
- Sens aigu du service à la clientèle et excellentes habiletés relationnelles.
- Grande rigueur, souci du détail et aptitude à maintenir des dossiers précis et à jour.
- Maîtrise de la suite Microsoft Office, particulièrement Outlook, Excel et Word.
- Bilinguisme (français et anglais), à l’oral comme à l’écrit.
- Connaissance d’un logiciel de gestion immobilière, tel que Yardi, constitue un atout.
Chez Bertone, la diversité et l'inclusion sont au cœur de nos valeurs, et nous offrons des chances égales d'emploi à tous les candidats, conformément aux lois fédérales, provinciales et territoriales en vigueur.
The Property & Leasing Coordinator plays a key role in supporting both the Leasing and Property Management teams. Acting as the operational link between prospective tenants, existing tenants, brokers, vendors, and internal stakeholders, this role helps ensure the seamless coordination of leasing activities, tenant services, and day-to-day property operations while delivering an exceptional customer experience.
Key responsibilities
Leasing coordination
- Support the leasing team with the day-to-day coordination of leasing activities across the commercial portfolio, ensuring a seamless experience for prospective tenants and brokers.
- Coordinate communications, property tours, meetings, and follow-up activities with prospective tenants, brokers, and internal stakeholders throughout the leasing process.
- Prepare, coordinate, and maintain leasing and marketing materials, including leasing packages, presentations, brochures, flyers, site plans, floor plans, availability lists, and property listings, ensuring all information remains accurate and current across all communication channels.
- Maintain leasing records, vacancy reports, and other tracking tools to support portfolio reporting and leasing operations.
- Participate in departmental initiatives and special projects that support leasing objectives and operational efficiency.
Property Operations & Tenant Coordination
- Support the Commercial Property Manager in the day-to-day operations of the property portfolio, including serving as a primary point of contact for tenant inquiries and helping to deliver an exceptional tenant experience.
- Coordinate tenant onboarding, move-ins, move-outs, building access, and tenant communications while maintaining accurate property and tenant records.
- Coordinate maintenance and operational requests by working with contractors, vendors, and internal teams, including scheduling services, obtaining quotations, and tracking work orders.
- Support the day-to-day administration of the property portfolio, including invoices, purchase orders, service contracts, and operational documentation.
- Participate in special projects and continuous improvement initiatives that enhance operational efficiency and service delivery.
What you bring
- 3-5 years of experience in commercial real estate, property administration, leasing coordination, or a related role.
- Strong organizational and time management skills, with the ability to manage multiple priorities in a fast-paced environment.
- Exceptional customer service, interpersonal, and relationship-building skills.
- Excellent written and verbal communication skills in both English and French.
- Proficiency in Microsoft Office Suite, including Word, Excel, Outlook, and PowerPoint.
- Experience with Yardi and/or specialty leasing is considered an asset.
At Bertone, diversity and inclusion are at the core of our values, and we provide equal employment opportunities to all applicants in accordance with applicable federal, provincial, and territorial legislation.
