Adjoint(e) administratif(e) - Soutien exécutif et événements corporatifs

Mode de travail : Présentiel (sur site)

Statut : Permanent, temps plein

Toujours en croissance, Lallemand crée un nouveau poste d’Adjoint(e) administratif(ive) afin de soutenir sa direction et contribuer à la coordination de ses activités corporatives.

Nous recherchons une personne organisée, proactive et professionnelle qui excelle dans les environnements où aucune journée ne se ressemble. La personne titulaire du poste jouera un rôle clé dans la coordination d’agenda, l'organisation d'événements corporatifs et le soutien administratif de diverses initiatives de l'entreprise.

Ce poste s'adresse à une personne reconnue pour son sens de l'organisation, sa discrétion, son souci du détail et sa capacité à gérer plusieurs priorités simultanément.

Les principales responsabilités du candidat retenu comprennent, sans s'y limiter :

Soutien administratif et exécutif

• Gérer l'agenda du président, incluant la planification des rencontres, la coordination des priorités et le suivi des échéances importantes.
• Assurer le suivi administratif des dossiers stratégiques et des demandes provenant de la direction.
• Coordonner les activités du président auprès d'associations industrielles, partenaires d'affaires et organisations où il représente l'entreprise.
• Administrer le dossier des dons corporatifs et des initiatives caritatives, incluant les communications et le suivi des engagements.
• Préparer, organiser et maintenir les dossiers administratifs et la documentation de référence.
• Effectuer diverses tâches administratives et opérationnelles afin de soutenir les activités de l'entreprise.

Coordination d'événements corporatifs et formations

• Participer à la planification et à l'organisation d'événements corporatifs, de réunions de direction, de formations et de visites d'entreprise.
• Coordonner les communications avec les hôtels, centres de conférence, traiteurs et autres fournisseurs.
• Gérer les invitations, confirmations de présence et listes de participant(e)s.
• Assurer la réservation des salles, la préparation du matériel requis et la logistique sur place.
• Participer au suivi budgétaire des événements.
• Préparer les badges, les documents d'accueil et les trousses destinées aux participant(e)s.
• Accueillir les visiteurs et contribuer à offrir une expérience professionnelle et chaleureuse.
• Veiller au bon déroulement des événements regroupant jusqu'à une quarantaine de participant(e)s.
• Soutenir différents projets spéciaux et initiatives corporatives selon les besoins.

Une certaine flexibilité est requise puisque la personne titulaire du poste pourra être appelée à travailler occasionnellement en soirée ou durant les fins de semaine lors d'événements corporatifs ou d'activités spéciales.